ALPHA COM bändigt Dokumentenflut für weltweit führenden Versicherungsmakler Aon

Internationales ECM-Projekt mit IT-Schwergewichten wie HP und FileNet

ALPHA COM bändigt Dokumentenflut für weltweit führenden Versicherungsmakler Aon

„Unsere Kunden binden uns vermehrt in internationale Projekte ein. Wir freuen uns, dass DMS-Kompetenz aus Deutschland global anerkannt wird“, erklärt Thomas Hellmig, Geschäftsführer bei der ALPHA COM Deutschland GmbH. Foto: Corinna Scholz

Hamburg, den 16.01.13 – Der weltweit führende Versicherungsmakler Aon (http://www.aon.de) erweitert die Zusammenarbeit mit dem Scan-Dienstleister ALPHA COM. Das Ziel ist eine konzernweite elektronische Aktenführung. Aon Deutschland hat dafür in Zusammenarbeit mit ALPHA COM (http://www.alpha-com.de) ein System eingeführt, um bisher in Papierform vorliegende Dokumente automatisiert zu verarbeiten. Bereits heute sind darin 50 Millionen Seiten Papier in gescannter Form erfasst.

Aon-Mitarbeiter an 600 Standorten in über 120 Ländern sollen künftig auf das ECM (Enterprise Content Management) System zugreifen können. Es wird seit dem Sommer 2012 aufgebaut. Der Versicherungsmakler realisiert damit eine elektronische Aktenführung, die die Bearbeitung optimieren und die langfristige Archivierung sichern soll. Ziel ist es, den laufenden Eingang von Papierdokumenten auf effiziente Art ins ECM zu bringen. Rund 400.000 Seiten werden in Deutschland aktuell monatlich in das System übertragen.
Die Lösung sieht vor, dass ALPHA COM die Digitalisierung, Klassifizierung und Aufbereitung der Dokumente übernimmt. Um einen hohen Automationsgrad zu erreichen, werden den Dokumenten Barcodes zugeordnet, die optisch den mittlerweile weit verbreiteten QR-Codes ähneln. Die Codes enthalten bis zu 1.600 Metadaten, wodurch das jeweilige Dokument im System definierten Vorgängen und Kunden eindeutig zugewiesen werden kann. Dies gilt sowohl für die gescannte Eingangspost, als auch für hausinterne Dokumente, die zum Beispiel im Wordformat erstellt werden.
Die Datensicherung erfolgt dabei über Hewlett-Packard (HP). Die HP-Spezialisten haben die Daten dafür an zwei weit voneinander entfernten Standorten gesichert. Dadurch ist gewährleistet, dass alle Dokumente selbst bei einem Ausfall eines kompletten Speicherstandortes weiterhin zur Verfügung stehen.
Diese mit ALPHA COM entwickelte Lösung soll jetzt bei Aon weltweit standardisiert zum Einsatz kommen. „Unsere Erfahrungen legen den Grundstein für Anwendungen im ganzen Konzern“, freut sich Heinrich-Walter Schröder, Produktverantwortlicher bei Aon in Deutschland. Und Schröder denkt bereits an einen Ausbau des ECMs: „Mittelfristig ist für uns denkbar, auch die elektronische Eingangspost in das System einzubeziehen. Alle E-Mails wären damit sofort sinnvoll den richtigen Vorgängen und Kunden zugeordnet.“
Thomas Hellmig, Geschäftsführer bei ALPHA COM in Deutschland, freut sich auf diese nächste Stufe der Zusammenarbeit: „Es bestätigt unsere Kompetenz, wenn ein weltweit agierender Konzern wie Aon unser Know-how schätzt. Made in Germany hat auch beim Dokumenten-Management einen guten Ruf.“

Über die ALPHA COM Unternehmensgruppe
ALPHA COM ist einer der größten Scan-Dienstleister Deutschlands und konvertiert täglich bis zu 1,5 Mio. Papierseiten ins gewünschte Dateiformat. Das Dienstleistungs-Unternehmen und Systemhaus agiert seit 35 Jahren im Dokumenten-Management und beschäftigt circa 500 Mitarbeiter im Mehrschichtbetrieb an zehn bundesweit verteilten Standorten.
Das umfassende Serviceportfolio unterstützt Kunden dabei, durchgängig elektronisch zu arbeiten und so dem „papierlosen Büro“ näher zu kommen. Das Spektrum reicht von der Mikroverfilmung und dem klassischen Scannen von Belegen & Zeichnungen über Datenerfassung und OCR-Erkennung bis zur Aufbereitung von Daten für Fachanwendungen der Kunden und der vorbereitenden Sachbearbeitung. Zudem erbringt die Gruppe Beratungsleistungen und vertreibt passende Hardware und Software (DMS).
Rund 3.000 Kunden sämtlicher Branchen und Größen nutzen den ALPHA COM Service für Posteingang, Archivierung, Vervielfältigung und Verteilung von Informationen. Für mehr als 400 Kunden agiert man täglich unter zeitkritischen Gesichtspunkten. Der Dienstleister rund ums Dokument erbringt auch den Rechenzentrums-Betrieb und Software as a Service (SaaS) für digitale Archive in hochsicherer Umgebung mitsamt Replikation.
Der Hauptsitz befindet sich in Hamburg, Niederlassungen bestehen in Bremen, Dortmund, Oberhausen, Köln, Frankfurt am Main, Stuttgart, München, Dresden und Berlin. Weitere Standorte in Österreich und der Schweiz sind geplant.
Weitere Informationen: www.alpha-com.de

Die ALPHA COM Deutschland GmbH ist nach DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert und verarbeitet jegliche Form von Dokumenten und Daten nach den Anforderungen der hiesigen Datenschutzgesetzte (z.B. BDSG). Dazu betreibt der Dienstleister eigene elektronische Systeme für Archivierung und Vorgangsbearbeitung.
ALPHA COM Consulting berät Kunden bei der Optimierung der Informationslogistik. erstellt Bestandsanalysen, entwickelt alternative Lösungen und begleitet behutsam Reorganisations-Maßnahmen.

Spezifisches Know-how bündelt ALPHA COM in Kompetenz-Centern, die projektspezifisch agieren. Sie bestehen z.B. für die Bereiche:
– automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen
– elektronische Patientenakte
– elektronische Personalakte
– Customer Service
– Services für Archive, Bibliotheken und Verlage

Die ALPHA COM Dokumenten Service Center GmbH ist auf informationsbasierte Geschäftsabläufe spezialisiert und übernimmt mit ihrem Service Business Process Outsourcing (BPO) ganze Prozesse eines Unternehmens.

Kontakt:
Alpha Com Deutschland GmbH
Heidi Freese
Sportallee 6
22335 Hamburg
040/51302-0
info-hamburg@alpha-com.de
http://www.alpha-com.de

Pressekontakt:
Corinna Scholz Redaktionsbüro & Agentur
Corinna Scholz
Paul-Sorge-Straße 66a
22459 Hamburg
040/53169237
corinna.scholz@alpha-com.de
http://www.alpha-com.de